Una coordinadora experimentada, muy implicada en su trabajo, se siente desbordada.
Por lealtad y sentido del deber, asume tareas que van desde la estrategia hasta las más operativas y básicas —como cambiar el papel de la fotocopiadora.
Esta dispersión provoca una pérdida de sentido, un estrés constante, dificultades para delegar y una imposibilidad de asumir plenamente su rol como mánager.
Se me pide acompañarla para priorizar sus tareas y clarificar su rol profesional.
Objetivos:
- Recuperar el control sobre su carga mental
- Identificar las misiones de mayor valor añadido
- Facilitar la delegación y el desarrollo de competencias del equipo
- Hacer visible lo invisible ante la jerarquía
Una cartografía en 3 fases
(Nota: todo el trabajo fue realizado a mano durante el acompañamiento, y posteriormente digitalizado.)
Fase 1 – Soltar el caos: inventario exhaustivo
La primera etapa consiste en vaciarlo todo. Absolutamente todo.
Se realiza una cartografía en bruto que integra cada tarea, desde las más insignificantes hasta las más estratégicas. Esta visualización pone en evidencia el grado de dispersión y la sobrecarga real, a menudo invisible.
Fase 2 – Estructurar: convergencia temática
Las tareas se agrupan en seis grandes categorías de actividad.
Este trabajo permite que emerjan nuevas misiones olvidadas y ofrece una visión global más clara.
La coordinadora comienza a identificar lógicas donde antes sólo había confusión.
Fase 3 – La esencia del rol: enfoque y priorización
A partir del mapa estructurado, trabajamos con las siguientes preguntas:
¿Qué corresponde realmente a mi rol?
Se realiza entonces una priorización estratégica en tres niveles:
🔹 Lo que DEBO hacer: núcleo de la función, rol esencial
🔹 Lo que DEBO seguir, pero no ejecutar
🔴 Lo que NO DEBO hacer ni seguir: liberar o delegar
Resultados observados
El acompañamiento generó transformaciones tangibles tanto a nivel individual como organizacional.
Para la coordinadora, el proceso supuso un alivio mental inmediato. Recuperó una visión clara de su rol, retomó el control de sus prioridades y pudo iniciar una delegación más fluida.
El soporte visual resultó decisivo para hacer visible lo invisible:
“Por fin tenía un soporte visual… y mi jefe, por primera vez, pudo ver realmente a qué dedicaba mi tiempo. Pudimos tener una conversación mucho más concreta sobre mis necesidades.”
En cuanto a la organización, esta clarificación permitió una mejor visibilidad de las misiones reales, facilitando una redistribución de roles y una delegación constructiva.
Conclusión