CONTEXTO
Un director expresa su confusión durante una reunión: no entiende el porqué de unas categorías para una tienda online. Mi cliente, responsable de organización y gestión del conocimiento, me comparte esta situación. Ante esta confusión aparentemente menor, nos preguntamos:
¿Y si no fuera tan poco importante?
¿Por qué no intentar aclarar estos sistemas, aunque no parezca crucial?
La entidad está atravesando grandes cambios en sus sistemas de información, y es posible que muchas otras personas sientan confusión... sin expresarla.
OBJETIVO
Primer objetivo:
Mapear los sistemas actuales y aceptar lo que hay.
La realidad: sistemas fragmentados, aislados, con diseños y responsables distintos.
Resultado: una máquina que no es ni ágil ni eficiente.
Segundo objetivo:
Visualizar los cambios en curso y mostrar hacia dónde vamos.
¿Dónde circula la información? ¿Qué tecnología alimenta a cuál? ¿Qué hacen y dónde están los diferentes actores (empleados, turistas, empresarios)? Mostrar los vínculos, los flujos.
Objetivo final:
Unificar las tecnologías en torno a los servicios de Microsoft y Adobe.
RESULTADO
Lo que emergió del proceso de cartografía:
- Descubrimiento de interconexiones antes no consideradas
- Identificación de vacíos clave → preguntas certeras
→ Gracias a ello, mi cliente pudo anticipar soluciones antes de que los vacíos se transformaran en problemas - Comprensión global y lenguaje compartido
- Alineación de equipos en torno a una visión común
Impacto operativo:
- Las grandes consultoras tecnológicas empezaron a coordinarse usando el mapa como referencia
- Los programadores entendieron finalmente para qué servía su código
- Se eliminaron duplicidades → se creó una tecnología más eficiente
- Los colaboradores externos comprendieron mejor su rol en el sistema
Resultados concretos:
- Ahorro considerable de tiempo en proyectos tradicionalmente lentos y costosos
- Proyecto iniciado en 2023, terminado en 2024
- La dirección utiliza el mapa para explicar los avances institucionales
- Los directores de unidad se coordinan mejor gracias al lenguaje visual del mapa
CONCLUSIÓN SORPRENDENTE
Lo que comenzó con una simple pestaña se convirtió en el mapa más utilizado de la entidad, base de las propuestas más innovadoras de la organización.